Deel

Hoe gebruik ik als ondernemer de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling (WKR) is sinds 1 januari 2015 verplicht voor alle werkgevers. Via de werkkostenregeling kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers geven. Maar wat zijn precies de regels? Welke vergoedingen en verstrekkingen zijn belast en welke onbelast? Het is een behoorlijke klus om dit allemaal op de juiste manier te administreren. Wij leggen u in deze blog uit welke regels er zijn en welke kosten wel en niet belast zijn.

Wat houdt de werkkostenregeling (WKR) in?

In beginsel zijn alle verstrekkingen vanuit de werkgever aan de werknemer loon. Echter wordt niet alles op deze manier belast. U mag onder de werkkostenregeling een gedeelte van uw fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. Het totale bedrag moet wel onder de vrije ruimte blijven. Deze wordt berekend met de loonsom van al uw medewerkers samen. 

Komt het bedrag van de vergoedingen boven die grens? Dan moet u over dat extra bedrag 80% belasting betalen. Er gelden geen voorwaarden voor de bestedingen binnen de vrije ruimte. 

De vrije ruimte over het fiscale loon tot en met € 400.000 is in 2020 en 2021 verhoogd van 1,7% naar 3%. Dit is onderdeel van de uitbreiding van het economisch steun- en herstelpakket. Voor het bedrag boven € 400.000 geldt het percentage van 1,18%.

Per 2022 geldt voor de eerste € 400.000 van de loonsom een percentage van 1,7% in plaats van 3%.

Gerichte vrijstellingen werkkostenregeling

Onder voorwaarden gaan bepaalde vergoedingen niet ten koste van uw vrije ruimte. Enkele voorbeelden van vergoedingen met een gerichte vrijstelling zijn:

  • abonnementen voor openbaar vervoer;
  • reiskosten tot € 0,19 per kilometer;
  • verhuiskosten vanwege werk;
  • maaltijden bij overwerk;
  • aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG).

Noodzakelijkheidscriterium werkkostenregeling

Voor bepaalde producten, zoals gereedschap, tablets en smartphones geldt het zogeheten noodzakelijkheidscriterium. Deze goederen kunt u belastingvrij geven als u deze nodig vindt voor het werk. Het privégebruik is dan niet meer van belang.

Nihilwaarderingen werkkostenregeling

Bepaalde voorzieningen op de werkplek gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Deze krijgen een zogeheten nihilwaardering. Denk aan:

  • ter beschikking gestelde werkkleding;
  • koffie en thee op de werkplek;
  • fitnessruimte op de werkplek.

Werkkostenregeling en uw administratie

U wilt natuurlijk niet het risico lopen dat uw vrije ruimte onbedoeld wordt overschreden. Dit kan namelijk leiden tot hoge onvoorziene naheffingen. Het is belangrijk om over actuele gegevens te beschikken, zodat u weet hoeveel u nog kunt besteden of kunt beslissen hoe u de ruimte in de werkkostenregeling optimaal kan benutten.

Heeft u hier ondersteuning of hulp bij nodig? Administratiekantoor Heylo is gespecialiseerd in boekhouding en administratie voor het ZZP’ers en het MKB. Wij kunnen u adviseren en ondersteunen bij deze werkzaamheden. Vraag ons naar de mogelijkheden en plan een afspraak in.